卒業証明書へのアポスティーユ
海外に卒業証明書を送る方に取って、避けては通れないアポスティーユについてです❕
私の場合、卒業証明書にアポスティーユを打つということがそもそもどういうことなのか、それは代行サービスに頼むものなのか、それとも自分でもできるのか、本当に全然分からなくて、めちゃくちゃ焦って調べました😅結論から言うと、どこかに頼んだりしたなくても、自分でできます！😊
資料を作成して、全てのハンコを押してもらいに行きました👣
全てと言っても便利なサービスがあったので、実際に足を運んだところは1箇所のみです。それはまた後ほど詳しく書きます✍️
翻訳はプロにお願いしました😊
私の場合は、何も分からなすぎてアポスティーユとは何なのか調べるところから始まったので、決して簡単だったとは言えませんが…😅💦
やり方が分かっていれば、そんなに大変なことでは無かったのかなと今は思います😊
このブログが、どなたか一人でも、海外へ出願される方の参考になればいいなぁと願いを込めて、全プロセスを記録しておます🍀
アポスティーユとは
(外務省ホームページから引用)
「外国公文書の認証を不要とする条約（略称：認証不要条約）」（1961年10月5日のハーグ条約）に基づく付箋（＝アポスティーユ）による外務省の証明のことです。提出先国はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・（総）領事館の領事認証があるものと同等のものとして，提出先国で使用することができます。
・提出先国がハーグ条約（認証不要条約）の締約国であっても，領事認証が必要となり，公印確認を求められる場合があります。事前に提出先または日本にある提出先国の大使館・（総）領事館にご確認ください。
・ハーグ条約に加入していない国へ提出する公文書の証明は全て公印確認となります。
簡単に言うとつまり、日本国内での公的文書を、海外においても公的文書として扱ってもらえるように認証してもらうことです。
そしてハーグ条約加入国に提出するものは、アポスティーユがあれば、領事認証を省略することができるということですね😊
🍀ハーグ条約加入国一覧はこちら
国公立大学や私立大学の卒業証明書に直接アポスティーユを打つことはできない
見出しの通り、国公立大学や私立大学が発行した卒業証明書に、直接アポスティーユを打ってもらうことはできません💦
ではどうやってアポスティーユを打ってもらえばいいのかというと、まず公証役場で公証手続きしてもらった書類を、法務局に持って行って押印してもらいます。
そうすることで、外務省でアポスティーユを打ってもらうことが可能になります✨
費用
アポスティーユの手数料は無料なのですが、
認証手数料に1通5,500円掛かります。
そしてそれが外国文の宣言書になると+6,000円 (合計11,500円)になります。
翻訳が必要な場合
翻訳が必要な場合は、まず翻訳者(会社)探しからですね。
英語でも出せるところに関しては、卒業した大学が英文書の卒業証明書には対応していると思うので、特に問題は無いかと思います。
私の場合のように現地言語での提出が求められた場合、翻訳が必要になってきます。
翻訳かアポスティーユ、どっちを先にやらなければいけないのかさえ分からなかったので、本当に手探り状態だったのですが、私は先に、日本語の卒業証明書から現地言語に翻訳して貰って、そして翻訳ごとアポスティーユを打ってもらいました🌸
ポーランド語の翻訳を受け付けているところはほとんど無いので、インターネットで調べて、ヒットした数件に電話を掛けて問い合わせをして、翻訳証明書まできちんと付けてくださると言ってくださったところに、お願いしました。
ポーランド政府公認？の方でないといけないのかなと最初は悩みましたが、そんなことを言ってモタモタしていたら願書の締め切りが来そうだったので、”翻訳証明書つけてくださるって言ってるしまぁいいか〜” ということで、すぐにそこに決めちゃいました😁 (テキトー😂💦)
でもしっかり翻訳してもらえましたし、私の通う音楽アカデミーでは問題は無かったので結果オッケーでした🎶笑
ですがいくらポーランドとはいえ、どの大学もこんな感じでゆるくないかもしれないですし(🤣)、以下のリンク(在ポーランド日本大使館のホームページ)の1番右下のあたりに「ポーランドにおける公証翻訳家一覧」というファイルがありますので、宣誓翻訳が必要な方はそのリストの中から連絡してみてください😊
https://www.pl.emb-japan.go.jp/konsulat/documents/tlumacze.pdf
在学中に、ワクチン関連でポーランド人の公証翻訳者さんにお頼みする機会があり、その時にやってくださったのはPoznańのGrażynaさんでしたが、とても素早く対応して頂き本当に助かりました✨
ワンストップサービス
アポスティーユについての項目で、公証役場と法務局に行った後に、外務省でのアポスティーユが可能になると書きましたが、北海道（札幌法務局管区内）、宮城県、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府および福岡県には、ワンストップサービスという便利なサービスがあります。
冒頭で、便利なサービスがあって、一箇所にしか足を運んでないと書いたそれです😊
この3つの都府県内の公証役場に行けば、アポスティーユまで全てを一度で行うことができますので、法務局や外務省に行かなくて済むのです✨
宣言書
アポスティーユを打ってもらうためには、”いついつにどこどこ大学から発行された卒業証明書は正しいものです” というような宣言を付ける必要があります。
私が実際に書いた宣言書はこんな感じです😊
宣言書
私、〇〇 〇〇は、添付した卒業証明書が20〇〇年〇月〇日〇〇〇〇大学〇〇学部長から私に発行された卒業証明書の真正な原本に間違いないこと、及びその正確なポーランド語翻訳であることを宣言する。
日付 20〇〇年〇月〇日 署名(公証人の前でサインをする)
Declaration
I, 〇〇 〇〇, hereby declare that the attached certificate of graduation is the true original issued for me by the Dean Faculty of 〇〇 of 〇〇〇〇 University on 〇〇(th) 〇〇, 20〇〇, and its accurate Polish translation.
Date 〇〇(th) 〇〇, 20〇〇 signature (公証人の前でサイン)
上に日本語、下に英語、1枚で書きました🎶私の場合は卒業証明書を翻訳してもらっていたので、翻訳のことを書いた文もありますが、翻訳していない方は翻訳の部分の文は省いてください😊
⚠️サインは公証役場で公証人の前で行ってください⚠️
決してお家で書いて行かないようにしてくださいね☝️
申請書
アポスティーユに申請するために申請書がいるのですが、それはこちらの外務省のホームページから印刷できます。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/
代理人の方が申請する場合ここから委任状も印刷できるみたいです。
持ち物まとめ
ここまで準備ができたら、あとは、ワンストップの公証役場へ行くのみです✨
・身分証明書(パスポートや運転免許証など)
・卒業証明書(翻訳有りの方は翻訳付きで)
・宣言書
・アポスティーユ申請書
・認証手数料(1通5,500円、外国文の宣言書だと+6,000円なので1通11,500円)
を持って行ってくださいね🌈
郵送もできるみたいです。
場所によっては待ち時間があるかもしれませんが、手続きはすぐに終わりますし(30分以内)、その場でアポスティーユを押してもらえました😊
(午後に10通くらい持ち込んだ場合は、混雑状況により翌日になってしまうこともあるみたいです)
頑張ってください🍀